Ein Vergleich von Software zu Vorstandssitzungen
Statt sich - herkömmlich - auf Word-Dokumente, E-Mails etc. zu verlassen, gibt es verschiedene Software für Vorstandssitzungen, mit denen man sich effizienter auf Vorstandssitzungen vorbereiten kann. In diesem Artikel werden wir Software vergleichen, die speziell für Vorstandssitzungen erstellt wurde (BoardPad, Diligent und Boardvantage) und Meeting-Management-Software (für eine breitere Palette von Meetings, u.a. Vorstandssitzungen, Ausschusssitzungen und allgemein Management-Meetings (Lucid Meetings und MeetingBooster).
Bei der Auswahl von Software zu Vorstandssitzungen sollten Sie prüfen, ob diese Ihnen regulatorische Konformität ermöglicht und interne Kompatibilität gewährleistet. Hier ist ein Beispiel für die Regeln eines Unternehmens für Vorstandssitzungen auf der SEC-Website: Taiwan Semicondutor Manufacturing Company Limited Rules and Procedurefor Board of Directors Meetings
Vorstandssitzungs-Software -Vergleichstabelle
Bewertungsskala:
| Nicht vorhanden: 0 | Schlechtester: 1 | Unterdurchschnittlich: 2 | Durchschnittlich: 3 | Überdurchschnittlich: 4 | Bester: 5 |
|---|
| BoardPad | Diligent | Boardvantage | Lucid Meetings | MeetingBooster | |
| Total | 86 | 71 | 65 | 44 | 133 |
| Integration in E-Mail-System | |||||
| Outlook | 0 | 2 | 2 | 1 | 5 |
| Gmail | 0 | 0 | 0 | 4 | 3 |
| Andere | 0 | 0 | 0 | 3 | 2 |
| Plattformen | |||||
| Tablet | 5 | 5 | 5 | 3 | 3 |
| PC | 4 | 3 | 3 | 3 | 5 |
| Meeting-Vorbereitung | |||||
| Erstellen der Agenda | |||||
| Dokumente anhängen | 5 | 5 | 5 | 0 | 5 |
| Dokument-Berechtigungen | 5 | 5 | 5 | 5 | |
| Moderator-Identifikation | 2 | 4 | 1 | 1 | 5 |
| Agenda-Vorlagen | 3 | 3 | 2 | 3 | 4 |
| Agenda-Genehmigungsprozess mit Versionskontrolle | 3 | 3 | 2 | 0 | 4 |
| Vorbereitende Aufgaben | 0 | 0 | 0 | 1 | 4 |
| Multi-Boards | 4 | 4 | 4 | 2 | 4 |
| Meeting-Durchführung | |||||
| Rollenzuweisung | 3 | 0 | 2 | 0 | 4 |
| Anwesenheitsprüfung | 4 | 0 | 0 | 0 | 3 |
| Protokollführung | 3 | 0 | 0 | 3 | 5 |
| Aktionselemente | 2 | 0 | 0 | 4 | 4 |
| Meeting Tools (Abstimmen, Pro/Kontra, Bewertung, etc.) | 5 | 4 | 3 | 0 | 4 |
| Nach dem Meeting | |||||
| Fertigstellung des Protokolls | 3 | 0 | 0 | 3 | 5 |
| Zugriffskontrolle | 4 | 4 | 4 | 3 | 5 |
| E-Signatur | 2 | 3 | 3 | 0 | 0 |
| Protokollarchivierung/Lesezimmer | 4 | 4 | 3 | 2 | 5 |
| Protokoll-Genehmigungsprozess mit Versionskontrolle | 3 | 3 | 2 | 0 | 4 |
| Protokolle suchen | 2 | 2 | 2 | 3 | 4 |
| Aktionsmanagement-System | |||||
| Aufgabenmanagement | 2 | 0 | 0 | 0 | 5 |
| Synchronisation mit Outlook-Aufgabenliste | 0 | 0 | 0 | 0 | 5 |
| Projekte | 0 | 0 | 0 | 0 | 4 |
| Nutzer-Berechtigungssystem | |||||
| Nutzerberechtigungen/Nutzerhierarchie/Sicherheitsfunktionen | 3 | 3 | 3 | 2 | 5 |
| Audit Logs | 2 | 2 | 2 | 0 | 3 |
| Hosting | Cloud-Hosting | 5 | 5 | 5 | 3 | 5 |
| Vorort-Hosting | 5 | 5 | 5 | 0 | 5 |
| Meeting Analyse | |||||
| KPI/Meeting-Kosten/Teilnehmerbericht | 2 | 0 | 0 | 0 | 5 |
| Teilnehmer-Feedback | 1 | 2 | 2 | 4 | |
| Gesamt | 86 | 71 | 65 | 44 | 133 |
Integration einer E-Mail-Plattform
Wenn Sie Sitzungen und Komitees zum ersten Mal mit Software für Vorstandssitzungen verwalten oder eine vorhandene einschlägige Software durch eine andere ersetzen wollen, ist es wichtig, die Benutzerfreundlichkeit für die Endbenutzer, die Besprechungsteilnehmer sowie die Organisatoren zu berücksichtigen.
Die Integration einer Software für Vorstandssitzungen in bestehende E-Mail-Plattformen wie Outlook, Google und I-Kalender ist eine Möglichkeit, Schwierigkeiten während des Wechsels zu reduzieren und die Gesamtnutzbarkeit des Tools zu erhöhen.
Diligent und Boardvantage erlauben es Ihnen, vorhandene Meetings in Outlook manuell als .ics-Dateien zu speichern. MeetingBooster hat eine nahtlose Integration mit Outlook und synchronisiert sowohl Treffen als auch Aufgaben. Da MeetingBooster für interne Management-Meetings gedacht ist, stellt auch die Synchronisation mit Active Directory eine Option für die Bereitstellung der Software dar.
Plattformen
BoardPad, Diligent und Boardvantage haben dedizierte Apps für Apple, Windows und Android entwickelt. Sie besitzen umfassende Schnittstellen und machen es Teilnehmern einfach, bei Meetings auf Unterlagen zuzugreifen, Anmerkungen zu machen und Informationen zum Meeting jederzeit zu überprüfen. Die App-Versionen ermöglichen es dem Benutzer, Agendas - auch von verschiedenen Vorstandssitzungen - offline und online über die gleiche Schnittstelle zu lesen.
Während diese Apps für Meeting-Teilnehmer zum Ansehen von Meeting-Dokumenten und -Anmerkungen gut geeignet sind, ist ihr Nutzen für Meeting-Organisatoren begrenzt. Meeting Organisatoren können Meeting-Agendas nur auf der Web-Oberfläche des Desktops generieren und bearbeiten, not nicht in der App selbst.
MeetingBoosters Ansatz ist, volle Funktionalität auch in HTML und auf dem Tablet bieten. Die Fähigkeit, auf alle Funktionen des Tablets zuzugreifen, bietet nur MeetingBooster. Es handelt sich dabei um ein effektives – wie gesagt Tablet-geeignetes – Werkzeug, um Notizen zu machen, Sitzungen zu pausieren, die Sitzungsprotokolle zu führen, einschlägige Aufgaben zuzuweisen und auf alle Sitzungswerkzeuge zuzugreifen. Es ist kein dabei Offline-Modus verfügbar.
Erstellen der Agenda für die Vorstandssitzung
Abgesehen von Lucid Meetings überzeugen alle Software-Anwendungen bei der Vorbereitung der Sitzungs-Agenda. Sie alle besitzen eine spezielle Meeting-Agenda-Plattform. BoardPad und Diligent verwenden die Besprechungsunterlagen, um die Agenda als einzelnes PDF-Dokument zusammenzustellen, während MeetingBooster mehr Funktionalität bietet: Sie können die Agenda erstellen, Agenda-Vorlagen für jede Meeting-Serie verwenden und die entsprechenden Dateien anhängen. MeetingBooster ist damit am vielseitigsten für die Handhabung aller internen Meetings.
How to Create an Agenda with MeetingBooster and Diligent
MeetingBooster
Diligent
Durchführen der Vorstandssitzung
BoardPad besitzt ein Protokoll-Modul, mit dem Sie während der Sitzung Notizen machen und sie leicht in Sitzungsprotokolle umwandeln können. Dies war bei Diligent, Boardvantage und Lucid Meetings nicht gegeben. MeetingBooster bietet eine Live-Meeting-Notizkarte, die es einfacher macht, Besprechungsnotizen zu erfassen und Aufgaben bzgl. der Sitzung zu verteilen, sowie integrierte Meeting-Werkzeuge, die bei der Entscheidungsfindung helfen können.
Alle getesteten Programme bieten die Möglichkeit, über Beschlüsse zu abstimmen, die während der Sitzung durchgeführt werden sollen. In Diligent, BoardPad und Boardvantage werden bei Anfragen bzgl. Abstimmungen an alle relevanten Personen aufgefordert, ihre Stimme abgeben.
Fertigstellen des Protokolls und Archivierung
BoardPad ermöglicht es, Notizen zur Agenda hinzuzufügen, wodurch das Protokoll innerhalb des gleichnamigen Moduls entsteht; weder Diligent noch Boardvantage bieten solche Funktionen. Diese Programme erlauben es, sich u.a. bzgl. des Protokolls elektronisch mithilfe von E-Signaturen an- und abzumelden.
MeetingBooster war das einzige Programm, das den vollständigen Post-Meeting-Prozess automatisiert. Die Sitzungsprotokolle werden automatisch archiviert und verteilt, und die Berechtigungen für Sitzungsprotokolle, Genehmigungs- und Versionskontrolloptionen werden ebenfalls automatisiert. Weiterhin sendet MeetingBooster automatisch alle Aufgaben an die jeweiligen Aufgabenbesitzer.
Nutzer-Berechtigungssystem und Hosting
BoardPad und Diligent unterteilen Benutzer in zwei Kategorien: Sitzungsteilnehmer und Administratoren - mit der Fähigkeit, Benutzer den Zugriff auf bestimmte Unterlagen zu verweigern. MeetingBooster bietet dagegen ein anpassbares Sicherheitssystem sowie Active Directory-Synchronisation, um Benutzerberechtigungen und Hierarchie zu definieren. Das Berechtigungssystem von MeetingBooster scheint für Skalierbarkeit optimiert zu sein, was ein deutlicher Vorteil ist, wenn Sie die Software in größeren/weiteren Geschäftsbereichen anwenden möchten.
MeetingBooster, BoardPad, Boardvantage und Diligent bieten alle sowohl Vorort- (lokal) als auch Cloud-Hosting-Optionen. Größere Organisationen können die Software lokal hosten, z.B. um die Einhaltung von einschlägigen Vorschriften zu gewährleisten.
Sicherheit ist bei der Verwaltung von Management-Software ausgesprochen wichtig - und es ist entscheidend, dass (nur) die richtigen Personen exakten Überblick über die Infos der Sitzung haben.
Fazit
Die herkömmlichen Vorstandssitzung-Softwareanwendungen Diligent, BoardPad und Boardvantage bieten eine effiziente Möglichkeit, sich auf Vorstandssitzungen via Tablet und offline vorzubereiten. Sie sind sogar in der Lage, mehrere Agendas für Vorstandssitzungen verschiedener Firmen darzustellen. Diese Programme scheinen sehr gut für die Vorbereitung von Sitzungen - bei Notizen und Protokollen dagegen weniger überzeugend zu sein. Allerdings waren die Möglichkeiten, abzustimmen sowie die E-Signaturen ausgesprochen praktisch.
Meeting-Management-Software-Tools wie Lucid Meetings und MeetingBooster bieten effektive Möglichkeiten, um die Vorstandssitzung zu verwalten, sind aber auch für interne Management-Meetings im gesamten Unternehmen geeignet.
Sie können übrigens sowohl ein Software-Tool für Vorstandssitzungen als auch eine Meeting-Management-Lösung in Ihrem Unternehmen verwenden.
Hinweis: Beim Schreiben dieses Artikels wurde uns mitgeteilt, dass Diligent BoardPad erworben hat und BoardPad nicht mehr neu verkauft wird.
Vergleichsergebnisse
